Vtiger CRM - Come gestire gli Utenti e gli Accessi - Sharing Rules

La configurazione dei permessi di accesso e di visibilità dei dati, è un tema estremamente importante e delicato, che se non affrontato in modo corretto può mettere a rischio le informazioni della nostra azienda.

E quindi fondamentale conoscere quali sono gli strumenti che Vtiger CRM ci mette a disposizione.

Entriamo quindi nell’area apposita, chiamata “Gestione Utenti e accessi” dove troviamo i seguenti moduli funzionali:

• Utenti: per ogni utente dovremmo impostare obbligatoriamente un ruolo
• Ruoli: in fase di creazione di un ruolo anche se non obbligatorio è utile associargli il profilo per specificare i pemessi
• Profili: per ogni profilo possiamo definire in dettaglio a che moduli e campi potrà accedere e con che tipo di permesso: lettura o scrittura.
• Accesso Condiviso: definiamo si i moduli sono privati o pubblici
• Gruppi: possiamo aggiungere o rimuovere gli utenti ad un gruppo. Il gurppo può essere indicato come assegnatario di un record / dato, automaticamente tutti gli utenti di quel gruppo potranno gestire il dato.

Vediamo in dettaglio il modulo Accesso Condiviso.

Accesso Condiviso o Sharing Rules

Le regole di condivisione predefinite in Vtiger CRM sono impostate per essere totalmente pubbliche, il che consente ad ogni Utente registrato al nostro CRM, di visualizzare tutti i record.

Modificando la condivisione di un modulo su "private", solo l’utente specifico o gli Utenti al di sopra del suo ruolo gerarchico potranno vedere i record.

Da sottolineare che gli Utenti Admin possono avere sempre accesso a tutti i dati.

Tramite le regole di condivisione avanzate, nel caso in cui un modulo sia impostato su Privato, possiamo comunque forzare il comportamento della visibilità aggiungendo delle regole personalizzate.

Vediamo un esempio per capire cosa intendiamo.

Prendiamo il modulo dei Comments, e impostiamolo a Private. Ora per consentire che il Sales Manager possa vedere anche i commenti inseriti dal CEO dobbiamo aggiungere la regola sotto riportata:

dove diciamo che i commenti inseriti da utenti con ruolo CEO devono essere accessibili anche agli utenti con ruolo Sales Manager.
Possiamo anche decidere se rendere accessibili il commento in sola lettura o anche in scrittura.

Con lo stesso criterio possiamo definire altre regole, come nel caso sotto riportato, dove abbiamo reso visibili in sola lettura tutti i commenti inseriti da CEO, Sales Manager e Sales Person.

In questo articolo abbiamo iniziato a vedere le funzionalità che Vtiger CRM ci offre per la gestione degli utenti, soffermandoci in particolare sul modulo Accesso Condiviso.

Nel prossimo articolo vedremo le altre funzionalità: Ruoli, Profili, Gruppi e Utenti