Vtiger: Workflow, come automatizzare i processi aziendali

L’utilizzo dei workflow di VTiger ci consente di automatizzare molti processi aziendali.

Questi processi possono agire su una o più fasi di lavorazione. Le fasi principali sono:

• prevendita,
• pianificazione progetti, rendicontazione attività su commesse
• vendita
• supporto o post vendita

Prima di vedere degli esempi di “use case” di Workflow, analiziamo la struttura generale di questo utilissimo strumento che VTiger ci mette a disposizione.

Struttura di un Workflow

Per definire un workflow dobbiamo:

- decidere su quale evento / trigger deve essere inizializzato
- quali condizioni devono essere vere perchè vengano eseguite le azione o task del workflow
- descrivere in dettaglio le azione che devono essere eseguite

Inizializzazione

Come abbiamo visto, l'inizializzazione di un Workflow avviene in uno di questi casi:

• quando viene salvato per la prima volta un record
• tutte le volte che aggiorniamo un record / scheda (compreso il caso di creazione) relativo ad un oggetto di un'anagrafica di VTiger
• ad una frequenza temporale prefissata

Ricordiamo che i workflow non scattano sull’import massivo.

Condizioni

Passiamo, quindi, alla definizione delle “Condition”, le condizioni che devono verificarsi perchè vengano eseguiti i task specifici.

Task

Tipicamente i tipi di Task che possono essere eseguiti in un workflow sono:

• Invio di un'Email
• Invio di un SMS
• Aggiungi un Compito (Attività) nel calendario di un utente specifico
• Aggiungi un Evento
• Modifica di un campo
• Creazione di un record
• Esecuzione di una funzione personalizzata

E' chiaramente possibile eseguire uno o più task, quindi anche una combinazione di più task per il singolo workflow.

Workflow Use Cases

I workflow, come abbiamo detto ci consentono di automatizzare i processi. In particolare abbiamo i seguenti “Use Cases” o casi d'uso.

• Business Process Automation: automazione dei processi di business
• Automate Repetitive Tasks: automatizzare i Task ripetitivi
• Update Fields: aggiornare dei campi specifici di un modulo di Vtiger
• Send Remindes: inviare delle email di “memo” relative a certi eventi
• Send Update notifications: avvisare gli operatori di aggiornamenti effettuati da altri operatori

Nei prossimi articoli vedremo diversi esempi per ogni casistica.

Conclusioni

In questo articolo abbiamo introdotto il tema dei Workflow di VTiger, uno strumento potentissimo per automatizzare i processi aziendali.

Per chi fosse interessato ad approfondire la conoscenza dei Workflow lo invitiamo a leggere i prossimi articoli dedicati a questo tool sempre nella sezione di approfondimento di VTiger.